政策声明
118博金宝网址资产培训将保留作为公司培训和评估活动，学生参与和成果的证据支持，所有记录都在不少于7年的时间内。另一方面，SOA的（成就陈述）将保持30年。请注意，SOA保留要求是在2015年提出的，因此资产培训具有SOA历史记录回到2015年118博金宝网址
程序
这将通过：
- 保持最新的记录记录，包括或合同为提供培训和评估服务的资产培训或合同的所有员工的资格和经验。118博金宝网址
- 保留所有入学率，课程参与，培训成果和认证的当前和准确记录。
- 维护发行的所有达成陈述的登记册。
- 保留了30年发行的达到意义报表的记录。
- 根据兽医监管机构确定，提供了其定期发给兽医监管机构的达到陈述记录的报告。
- 维护记录管理系统，以确保员工和学生记录的机密性。
- 确保所有记录的安全性和完整性。
- 确保在管理和交付课程中使用的所有培训资源，材料，表格和程序都会由适当合格的员工审查货币，并根据版本控制系统发行。
- 实施有效的财务记录系统以记录收到的所有款项。
- 确保记录所有认证，并检查是否符合2015年注册培训组织（RTO）规定的相关标准要求。
- 确保在关闭资产培训的情况下，所有此类记录都将转发给适当的州当局。118博金宝网址
员工记录
所有参与资产培训的工作人员将记录他们的记录：118博金宝网址
- 职位和职责陈述，
- 资格和职业能力，
- 就业条件，
- 参与归纳过程
- 专业发展
必须查看原始文档，以验证资格，参考和行业奖励的真实性。文件上的副本必须指示所看到的日期和由谁。纪律处分或投诉通知也可以在此文件上注明。员工文件由相关的行政经理保存和维护。员工可以根据要求向经理访问其文件的信息。
学生记录
学生记录将在入学时提高。这些记录将以电子方式建立，并作为硬拷贝记录。这些记录将包括但不限于：
- 登记表。
- 费用安排。
- 紧急联系信息。
- 学生身份证明。
- 相互识别的申请（RPL）。
学生记录将由管理输入和维护。所有注册变化，单位结果，出勤记录和个人数据的变化都必须直接转发给管理。学生可以根据要求要求提供文件副本，并提供身份证明。除了学生批准之外，第三方访问不能以任何其他方式批准。
费用/退款记录
在入学之前，所有学生都被告知收费结构和付款时间表，并被告知要提供的培训，评估和支持服务以及其权利及其义务。如果雇主代表学生支付费用，则应以适当的费用为雇主开具发票，清楚地表明，发票适用的每个学生的发票。如果授予退款的地方，请在学生的文件中注明退款的金额，日期和原因，并记录在数据库中。
合同管理
118博金宝网址资产培训将建立一个文件，用于记录所有分包商协议以进行RTO服务交付。该登记册应由行政管理管理，必须包括：
- 合同协议标识符/编号。
- 签订合同的政党。
- 负责官。
- 绩效审查要求。
所有绩效要求将在合同期限期间和结束期间或分包商协议合同中的商定记录和审查。
记录隐私和访问
通过资产培训维护的所有记录均受《澳大利亚隐私原则和《118博金宝网址隐私法》（1988年）的约束。因此，要求记录在安全的环境中保存，以防止损失，损坏或未经授权的访问权限。因此：
- 员工文件只能由管理层或审核员访问。
- 学生文件只能由管理人员访问，以便更新这些学生文件。
- 所有人都有权利查看自己的文件，并可以根据要求和身份证明这样做。
版本控制
所有用于提供课程的文档和材料必须根据版本或文档控制系统进行管理。这旨在确保所有各方都可以访问已批准在课程交付中批准和使用的当前和准确的信息。
因此，这是一项要求：
- 合规经理应在经理的指导下授权，即在日常运营中使用的文件，材料和表格问题。
- 合规经理应保留已发行的文件，材料和表格登记册。
- 寄存器应用于记录文档名称，目的，ID号和版本号和发行日期。
- 当发布新的/修订的文件时，合规经理将通知所有相关人员有关问题的变更，并将户外版本从发行中删除。
- 版本控制寄存器应用作监视使用中的文档和材料的工具。
- 所有培训材料必须在版本控制系统中进行管理，并且仅在有资格确定培训计划的相关性和价值的工作人员授权下发布。
资格管理
通过资产培训的资格问题受到2015年注册培训组织（RTO）标准118博金宝网址中规定的准则的管辖。
所有学生培训结果均应由培训师/评估员记录在登记册中。令人满意地完成其完整学习计划的学生有权获得证书或达成陈述。这些必须包括：
- RTO名称和代码。
- 合格的完整标题及其国家法典。
- 学生和USI编号的名称。
- 证书编号。
- 根据当前的方式正确认证短语。
- 如果达到达成的说明，请包括正确的单位名称和代码。
- NRT徽标。
培训师/评估师将授权对每个学生的符合规定的证书和成就声明打印，并与相关经理一起担任授权签署人。
档案管理
所有员工和学生记录均应牢固地存储并保护30年的损失，损坏或未经授权的访问。为了满足此要求，在经理的指导下进行以下活动：
- 所有硬拷贝记录均应存储在锁定的金属档案柜中。
- 所有电子记录均应通过管理准确有效地保留在数据库上。
- 所有电子记录均应每周备份。备份应牢固地存储在该处。
- 所有记录应保存30年，或转移到适当的当局应停止作为RTO运行的资产培训。118博金宝网址这需要日常管理或不再是最新的所有记录，以作为存档记录进行管理。像这样：
- 所有封闭的学生档案均应在管理中存储三年的白卡和6个月的其他培训。这些记录应保存在安全的金属档案柜中。
- 完成/关闭周年纪念日后，记录应将其转移到永久性档案中，为期三十年。
- 档案文件应在每个日历年中按字母顺序保存。
- 每个日历年中所有培训和评估服务的电子记录都将在该特定年份的档案中放置。
- 在经理的授权下对档案的记录检索和访问权限进行了管理。
责任
首席执行官有责任确保遵守本政策的要求。首席执行官将确保该政策继续遵守相关的州或联邦立法，并应定期审查该政策。
